No te preocupes… ¡Ocúpate! Si estás pasando por una etapa de innumerables problemas en tu empresa y no sabes por dónde comenzar, a continuación, te damos algunos consejos para resolverlos de forma estructurada y definitiva.
¿No puedes dormir por las noches? ¿Te despiertas a las 3 am pensando en todos los problemas que tienes en tu empresa?
No estás solo…. Se estima que un 25 a 35 % de personas ha sufrido insomnio ocasional o transitorio en situaciones estresantes. Los problemas son parte de la vida, pero en momentos de crisis como los que atravesamos actualmente, parecen multiplicarse. En el ámbito laboral, especialmente, se reproducen más que el mismo coronavirus. Día a día empresarios, gerentes de todo tipo y personal operativo se enfrentan intuitivamente o con pocas herramientas a distintos problemas que dificultan conseguir los resultados esperados.
Algunos problemas son puntuales. Se resuelven fácilmente…. Otros, sin embargo, son tenaces. Requieren de mucho esfuerzo, habilidad y disciplina para resolverlos. En todos los casos, preocuparse no conduce a nada, ¡hay que pasar a la acción!
Si estás pasando por una etapa de innumerables problemas en tu empresa y no sabes por donde comenzar, a continuación, te damos algunos consejos para resolverlos de forma estructurada y definitiva:
1. Unidos venceremos: no puedes tratar de afrontar un problema solo, no es aconsejable. Primero, porque puede ser una carga muy pesada y segundo, porque puedes de dejar de apreciar el problema y su solución desde otro (y quien sabe un mejor) punto de vista. Conforma un gran equipo, genera sinergias, establece acuerdos y pon manos a la obra.
2. Divide y vencerás: o, en otros términos, entiende el problema. No trates de abarcar algo gigantesco. Sepáralo, priorízalo, mastícalo. Define su alcance y su complejidad. Asigna dueños a cada tema. Este es el primer punto donde el proceso de solución de problemas usualmente falla. Se desea abarcar algo muy grande y no lo se lo comprende bien.
3. Apaga el incendio: En el instante en que tienes un cliente molesto o una falla en tu proceso, no puedes demorarte. ¡Debes actuar ágilmente! Corrige, rectifica, repara, reprocesa o pide disculpas si es el caso. La acción rápida es la clave para evitar que la llama se expanda y genere pérdidas mayores. Pero mucho ojo, no caigas en la equivocación de pensar que ésta acción “curita” lo soluciona todo. Estas son decisiones de carácter temporal que reaccionan ante emergencias. Si apagar incendios se convierte en una actividad permanente, con certeza, lo único que lograrás, será generar más ineficiencia y desperdicios en tu proceso.
4. Analiza las causas: una vez que el incendio se apagó es el momento de estudiar detenidamente las causas y determinar la raíz del problema. Aquí es cuando el equipo cobra mayor protagonismo y se observan los grandes beneficios de haberlo conformado adecuadamente. Pregunta “por qué” las veces que sean necesarias. Averigua el “cómo” y el “cuándo”. Observa el proceso de cerca, no desde un escritorio. Acércate al frente de batalla. No busques culpables y evita las conclusiones apresuradas. La experiencia a veces nos puede jugar una mala pasada. Hay que dejar nuestro ego de lado. Un análisis de causas superficial genera acciones definitivas pobres, tiempo valioso perdido y la consecuente frustración del equipo.
5. ¡Ataca!: así es, emprende la ofensiva. Establece acciones claras, concretas y de fondo para eliminar la causa raíz. Define plazos y responsabilidades. Ten cuidado de confórmate con acciones superficiales. Estudia opciones de estandarización del proceso. Optimiza actividades, elimina desperdicios y minimiza los riesgos. Automatiza si es posible. Igualmente, trascendental es el asegurar que las acciones curita han sido debidamente reemplazadas por las definitivas y que estas ataquen directamente a la causa raíz.
6. Establece disciplina: control, control y más control. El seguimiento es probablemente el elemento más importante (y tal vez el más difícil) en el proceso de solución de problemas y, seguramente, en toda herramienta que desees implementar en tu organización.
7. Registra lecciones aprendidas para ser tomadas en cuenta en el futuro. Establece indicadores que monitoreen de cerca la evolución del problema y asígnale un responsable hasta su conclusión.
Finalmente recuerda que es importante reconocer el esfuerzo de aquellos que aportaron con su tiempo y conocimientos en la solución del problema.
La situación actual es muy estresante para todos, pero si logras implementar un sistema de resolución de problemas en el que todos colaboren y trabajen de forma estructurada y ordenada podrás salir adelante… y, eventualmente… ¡dormir mejor!
Nos especializamos en brindar soluciones efectivas y apoyo a nuestros clientes. Si necesitas ayuda para estructurar un proceso de solución de problemas y mejoramiento continuo, estamos aquí para apoyarte.
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